Abc-contact.ru

АБС Контакт
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как заполнить журнал учета персональных данных

Как заполнить журнал учета персональных данных

Журнал учета выдачи и передачи персональных данных — документ, который позволит работодателю доказать выполнение обязательств по обеспечению сохранности полученных от сотрудников сведений. Он необязателен, но крайне полезен для лиц, имеющих допуск к личной информации персонала.

Персональные данные (ПД) физических лиц относятся к охраняемой законом информации. Работодатель, являющийся оператором по обработке конфиденциальных сведений, обязан соблюдать ряд мер для их защиты. Для этого предусмотрено наличие таких обязательных документов, как положение о защите личных данных, согласие на их обработку, передачу и получение от третьих лиц, обязательство о неразглашении. Помимо обязательных, есть и необязательные бумаги, которые упрощают работу в этой сфере, например журнал по передаче персональных данных, в котором фиксируют все обращения за личной информацией сотрудников.

Для чего вести учет персданных

Главная цель — фиксировать все операции по передаче персональных сведений третьим лицам и тем самым обеспечивать сохранность информации. Целесообразность ведения журнала учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам определяется спецификой, размерами и структурой организации: чем больше численность штата, тем шире перечень лиц, которым требуется доступ к конфиденциальным сведениям для выполнения служебных обязанностей. Например, при возникновении спорных ситуаций штатный юрист вправе запросить в отделе персонала трудовой договор с тем или иным работником. При принятии решения о кадровых перестановках или продвижении работника по службе личное дело работника запрашивает руководитель подразделения. Нередко кадровые документы, содержащие конфиденциальную информацию, требуются профсоюзным организациям для проверки выполнения условий коллективного договора.

Форма документа

Обязанность ведения журнала по защите персональных данных не предусмотрена на законодательном уровне, потому не существует четких требований к его оформлению. Но есть рекомендации, которых следует придерживаться, чтобы предотвратить утечку информации.

Так, в книгу учета передачи данных рекомендуется включить следующие графы:

  • Ф. И. О. и должность лица или наименование органа, запрашивающего личные данные;
  • цель выдачи;
  • дата выдачи;
  • дата возврата;
  • перечень запрашиваемых документов.

Если работодатель принимает решение о необходимости фиксации движения личных данных, то форма книги утверждается приказом и становится для организации одним из обязательных документов по защите конфиденциальной информации. Обязательно издается распоряжение о назначении лица, ответственного за заполнение ведомости.

Предлагаем пример журнала, с помощью которого учитывают передачу ПД в ООО «Clubtk.ru».

Читайте так же:
Жалоба не дают садик

Журнал учета передачи персональных данных

Эксперты КонсультантПлюс разобрали примеры типовых ошибок в работе с персональными данными за 2020–2021 годы. Используйте эти инструкции бесплатно.

Порядок ведения, хранения и уничтожения журнала

Так как журнал не является обязательным документом, работодатель самостоятельно определяет порядок работы с ним. Целесообразно разработать внутренний регламент, в котором указано место его хранения, содержится инструкция по ведению, иные моменты.

Что касается сроков хранения, то они тоже устанавливаются руководителем организации. При их определении рекомендуется ориентироваться на ст. 22.1 федерального закона №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым личные дела работников подлежат хранению в течение 75 лет (50 лет, если хранить начали после 1 января 2003 г.). Логично, что документ, фиксирующий движение конфиденциальных данных сотрудников, следует хранить в течение того же периода.

Каким бы ни был срок хранения журнала, его уничтожение должно сопровождаться составлением соответствующего акта. Его форму тоже следует утвердить.

Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ

Пакеты документов для школы Положения школы
Положения
для
школы Документы лагеря
Инструкции
для детских
лагерей Должностные работников школы
Должностные
инструкции
для школы Документация по охрана труда в школе
Документы
по Охране труда
в школе Документы пожарной безопасности в школе
Пожарная
безопасность
в школе Документы учебных кабинетов
Инструкции
для
кабинетов Документация ГОЧС школы
Документы
по ГО и ЧС
в школе Документация котельной школы
Документы
для котельной
школы Документы кафе и ресторана
Инструкции
для организаций
питания
Пакеты документов для детского сада Положения детского сада
Положения
для
ДОУ Должностные работников ДОУ
Должностные
инструкции
для ДОУ Охрана труда в детском саду
Охрана
труда
в ДОУ Пожарная безопасность детского сада
Пожарная
безопасность
в ДОУ Гражданская оборона в ДОУ
Документы
по ГО и ЧС
в ДОУ Документация котельной ДОУ
Документы
для котельной
ДОУ

Журнал регистрации несчастных случаев с обучающимися школы

В Журнал регистрации несчастных случаев с обучающимися должны вносится сведения обо всех ситуациях, повлекших за собой причинение вреда здоровью учащегося школы. Несчастным случаем считается падение учащегося, столкновение с другим обучающимся или с предметом в результате которого произошло травмирование. К несчастным случаям относится нанесение учащемуся телесных повреждений другим лицом, физическое воздействие на школьника предмета, поражение электрическим током, воздействие острым (колющим) предметом, травмирование в результате ДТП и прочее.

Для уведомления родителей о несчастном случае и информировании их о результатах проведенного расследования ведется журнал регистрации выдачи актов формы Н-Н родителям обучающихся

Журнал регистрации несчастных случаев в школе

Для регистрации несчастных случаев, произошедших с работниками организации или учреждения, ведется специальный журнал регистрации несчастных случаев на производстве

Читайте так же:
Договор гпх на пошив сценических костюмов

Образец журнала
регистрации несчастных случаев с обучающимися

Журнал регистрации несчастных случаев с обучающимися 1 стр

Журнал регистрации несчастных случаев с обучающимися 2 стр


скачать: Журналы по охране труда для Школы
66 журналов поштучно и пакетом, обновление — 7 сентября 2021 года

Журнал в текстовом формате Word (12 стр.) можно получить на e-mail, нажав кнопку «Добавить в корзину» в начале этой страницы

Готовую форму Журнала регистрации несчастных случаев в школе, произошедших с обучающимися, можно скачать в электронном виде (word) после оплаты заказа на нашем сайте. Форма журнала может использоваться в первоначальном варианте, а также является образцом для составления журнала учета несчастных случаев с учениками школы. Графы журнала могут быть отредактированы, журнал распечатан. Добросовестное ведение Журнала регистрации несчастных случаев с учащимися помогает в проведении расследований по факту чрезвычайного происшествия в школе, повлекшего за собой травмирование школьников.


скачать: Программы инструктажей и билеты по ОТ для Школы
34 документа (инструктажи по ОТ, билеты и приказы). Обновление 3 сентября 2021 года

скачать: Инструкции по Охране труда для Работников Школы
151 инструкция с учетом изменений законов на 6 сентября 2021 года!

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.

Приказы по основной деятельности могут регулировать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • вопросы планирования;
  • порядок отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Сколько нужно хранить приказы по основной деятельности согласно новым правилам Росархива, вы можете узнать в справочнике от КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите в материал.

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:

  • о назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны.

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

Читайте так же:
Декларация по НДС в 2022-2022 годах — бланк и образец

Структура журнала регистрации приказов

Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

  • титульный лист;
  • раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.

На титульном листе журнала может быть приведено:

  • наименование фирмы;
  • наименование документа;
  • дата начала заполнения журнала;
  • дата завершения заполнения журнала.

В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:

  • Ф. И. О., должности ответственных лиц;
  • ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
  • подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
  • даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.

В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:

  • порядковые номера приказов;
  • даты, номера, наименования приказов;
  • количество листов в каждом приказе;
  • Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.

Какие еще реквизиты целесообразно включить в форму журнала, узнайте из разъяснений эксперта. Получите пробный доступ к К+ и сможете посмотреть рекомендации.

Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Загрузить образец журнала приказов по основной деятельности, подготовленный нашими специалистами, вы можете на нашем сайте.

Итоги

Юрисдикция журнала регистрации приказов может распространяться на отдельные группы сотрудников, всех работников организации или же на ее руководство. Он необходим в первую очередь для упорядочения оборота данных локальных правовых актов и должен вестись ответственными сотрудниками фирмы.

Ознакомиться с особенностями других учетных кадровых регистров вы можете в статьях:

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Расшифровка понятия «личный состав»

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Читайте так же:
ГПК РФ Глава 6. Доказательства и доказывание

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

  • трудоустройстве,
  • сокращении,
  • отпуске,
  • материальном поощрении,
  • дисциплинарном взыскании,
  • дежурствах,
  • переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Зачем нужен журнал

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

Читайте так же:
Как оформить отказ от наследства в пользу другого человека

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

  • наименование предприятия;
  • дата открытия журнала, дата его окончания;
  • должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
  • срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

  • порядковый номер приказа, дату его выпуска;
  • номер документа, его вид, содержание;
  • ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
  • основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

Журнал регистрации приказов по личному составу

На что обратить внимание при оформлении

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector