Образец сопроводительного письма к договору

Образец сопроводительного письма к договору

Разберемся, зачем нужно сопроводительное письмо о направлении договора на подписание и как правильно его составить.

Когда и зачем составляется сопровождение

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

• опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
• указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

Структура сопроводительного письма

Поскольку оно не является обязательным, то и требований к оформлению и содержание нормативно не установлено. Но следует помнить, что в 2020 году правила оформления писем подпадают под действие стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. Можно составить такую структуру:

1. Шапка.
2. Номер и дата.
3. Обращение.
4. Текст.
5. Приложение.
6. Подписи и печать.

Разберем некоторые из них подробнее.

Шапка

Как правило переписка бюджетных организаций оформляется на фирменном бланке. В шапке нужно указать название адресата и его реквизиты, а также конкретного получателя — ответственное лицо. Можно адресовать двум и более получателям одновременно. При этом можно указать либо список имен, либо перечень должностей. Прописывать фамилию и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения делового этикета.

Номер и дата

Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы). Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.

Текст

Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии). В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления. Уместны следующие формулировки:

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать договор и возвратить в срок до;
• прошу согласовать текст договора и возвратить с комментариями (направить протокол разногласий);
• прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
• прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации.

В тексте возможно выделять жирным или подчеркнутым шрифтом фразы, которые имеют наиболее важную смысловую нагрузку.

Приложение

Обязательное составьте опись всех документов, которые направляете. При этом, чтобы в будущем избежать возможных разногласий, рекомендуется унифицировать каждый элемент перечня, указать полное название, количество экземпляров и листов каждого документа. Например, «Договор на поставку канцелярских товаров № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 5 листах каждый». В заключении рекомендуется прописать количество пунктов приложения и общее количество листов: «Итого направлено 2 документа на 13 листах».

Подпись

Сопроводительные документы скрепляются подписью руководителя или ответственного лица, если это предусмотрено правилами делопроизводства. Наличие подписи главного бухгалтера или иного лица финансовой службы не обязательно. Тем не менее, рекомендуем предусмотреть правилами делопроизводства схему информирования бухгалтерии, чтобы избежать ситуации, когда отсутствуют необходимые согласования.

Что касается печати, то в 2020 году юридические лица не обязаны иметь круглую печать для удостоверения издаваемых документов, в том числе и писем (82-ФЗ от 06.04.2015). Поэтому наличие ее на бланке остается на усмотрение делопроизводителей.

Как правильно пишется слово «во вложение» или «во вложении»?

Слово «во вло­же­ние» пишет­ся с бук­вой «е» в окон­ча­нии, а «во вло­же­нии» — с бук­вой «и», что зави­сит от падеж­ной фор­мы суще­стви­тель­но­го в опре­де­лен­ном контексте.

В рус­ском язы­ке воз­мож­ны оба напи­са­ния слов:

«во вло­же­ни е « и «во вло­же­ни и «.

Эти сло­ва явля­ют­ся падеж­ны­ми фор­ма­ми одно­го и того же суще­стви­тель­но­го «вло­же­ние».

Рассмотрим, в каком слу­чае пишет­ся сло­во «во вло­же­ние» с окон­ча­ни­ем -е, а когда «во вло­же­нии» — с окон­ча­ни­ем «и».

Склонение слова «вложение»

Слово «вло­же­ние» име­ет кате­го­рию сред­не­го рода. Отнесем его к суще­стви­тель­ным вто­ро­го скло­не­ния. Но обра­тим вни­ма­ние, что оно окан­чи­ва­ет­ся на -ие, а это зна­чит, что такое суще­стви­тель­ное име­ет осо­бен­но­сти в склонении.
Изменим его по паде­жам, а для срав­не­ния возь­мем суще­стви­тель­ное сред­не­го рода «окно» с удар­ны­ми окончаниями:

• и. п. (что?) вложени- е , окн- о́
• р. п. (нет чего?) вложени- я , окн- а́
• д. п. рад (чему?) вложени- ю , окн- у́
• в. п . вижу (что?) вложени- е , окн- о́
• т. п. инте­ре­су­юсь (чем?) вложени- ем , окн- о́м
• п. п. забо­чусь (о чём?) о вложени- и , об окн- е́

Как мы убе­ди­лись, в фор­ме пред­лож­но­го паде­жа суще­стви­тель­ное «вло­же­ние», закан­чи­ва­ю­ще­е­ся на -ие, име­ет без­удар­ное окон­ча­ние -и враз­рез с типич­ным окон­ча­ни­ем -е суще­стви­тель­ных сред­не­го рода вто­ро­го склонения.

Когда пишется слово «во вложение» или «во вложении»?

Выбор слов «во вло­же­ние» и «во вло­же­нии» зави­сит от того, какая падеж­ная фор­ма суще­стви­тель­но­го упо­треб­ля­ет­ся в контексте.

В фор­ме вини­тель­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го напи­шем окон­ча­ние -е :

Во вложе́ние добав­лен ещё один предмет.

Добавлен (во что?) во вложе́ние.

В фор­ме пред­лож­но­го паде­жа это суще­стви­тель­ное име­ет окон­ча­ние -и :

Во вло­же­нии в посыл­ку недо­ста­ва­ло одной книги.

Недоставало (в чём?) во вложении.

Итак, поста­вив соот­вет­ству­ю­щий вопрос к име­ни суще­стви­тель­но­му, опре­де­лим его падеж­ную фор­му и выбе­рем окон­ча­ние -е или -и.

Поупражняемся в пра­виль­ном напи­са­нии этих сло­во­форм с помо­щью при­ме­ров предложений.

Примеры

Во вло­же­нии ока­за­лись необ­хо­ди­мые мне файлы.

По рас­по­ря­же­нию зав­от­де­лом во вло­же­ние необ­хо­ди­мо доба­вить несколь­ко необ­хо­ди­мых пояснений.

Оказалось, что нет ниче­го под­хо­дя­ще­го в этом вложении.

Хочется поско­рее узнать, что при­сла­ли во вложении.

По теме поин­те­ре­су­ем­ся, какое выбрать окон­ча­ние у сле­ду­ю­щих слов сред­не­го рода:

Оформляем образец сопроводительного письма к договору

Каждая организация сталкивается с необходимостью ведения деловой переписки — с партнерами, поставщиками, заказчиками, физлицами или государственными инстанциями. Зачастую служебная корреспонденция связана с отправлением пакетов документов и соглашений, и тогда большое значение приобретает правильно составленное сопроводительное письмо. Ведь именно оно позволит не только доказать факт отправки важных материалов контрагенту, контролировать сроки исполнения и оптимизировать делопроизводство; оно также позволяет предоставить другой стороне максимально подробные инструкции, что ускорит процесс заключения сделки.

Таким образом, можно выделить основной признак подобных обращений: они носят служебный характер и не имеют значения без приложенных документов. Не является исключением и сопроводительное письмо о направлении договора на подписание.

Форма документа

Действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы такого обращения, однако существуют рекомендации по составлению организационно-распорядительной документации, которые содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003. Эти нормативы будут действовать до 1 июля 2020 года, затем вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Материал по теме Пишем сопроводительное письмо к акту сверки Итак, для того чтобы инструкции, которые вы прилагаете к контракту, имели юридическую силу, необходимо указать следующие сведения:

• реквизиты вашей организации (полное наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон);
• дату составления и исходящий номер;
• сведения о получателе (должность, Ф.И.О.);
• цель отправления и инструкции;
• перечень приложений (каждому документу присваивается порядковый номер, указываются его название и количество листов);
• подпись с расшифровкой руководителя;
• контакты ответственного лица (исполнителя).

Основная часть должна содержать:

• вежливое обращение к адресату по имени и отчеству;
• устойчивые словосочетания: «Направляем Вам. », «Высылаем в Ваш адрес. », «Предоставляем Вам. » и т. п.

Скачать образец сопроводительного письма к договору можно в конце статьи.

Не забудьте указать все реквизиты соглашения (номер, дату).

В конце основной части обращения идут указания на дальнейшие действия получателя (просьба подписать свой экземпляр, скрепить его печатью и отправить назад).

Материал по теме Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению Поскольку речь идет о деловой переписке, то использовать нужно официальный бланк организации, заверив текст печатью (при наличии).

Стоит добавить, что сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору составляется по аналогичным правилам, за исключением того, что в основной части пишут: «Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору».

Действия получателя письма

В свою очередь, после получения вашего послания, секретарь или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство в компании-адресате, предпринимает следующие действия:

Пролонгация договоров в DIRECTUM

Данный вопрос интересен организациям, оказывающим услуги и оформляющим договора сроком на один год с необходимостью ежегодно заключать новый договор или приложение с целью пролонгации старого договора.

Автоматическая пролонгация договоров

В любой компании наступает такой момент, когда схема согласования договорных документов (договор, приложение к договору, дополнительное соглашение и т.д.) отлажена и в принципе эффективна. Существует настроенный типовой маршрут, закрывающий все вопросы согласования и позволяющий автоматически изменять стадии ЖЦ документов в соответствии с их схемой после прохождения документом определенных этапов.

В итоге уже через год работы в таком режиме мы получаем достаточно большой объем документов, основная масса которых будет иметь стадию жизненного цикла – Действующий, даже если срок действия документа уже истек. И тут появляются дополнительные вопросы, касающиеся контроля и достоверности хранящихся документов.

Какие задачи необходимо решить?

• Автоматическая пролонгация договоров;
• Добавление к схеме ЖЦ документов новой стадии – Пролонгация;
• Естественно необходимо будет создать сценарий, автоматически изменяющий стадии ЖЦ с Действующий на Исполнен, в том случае если срок договора истек.
• Добавление дополнительных вычислений к ТМ.

Как это происходит?

Существует договор с периодом действия с 01.01.2008 по 31.12.2008. в данный момент его стадия ЖЦ – действующий. В декабре 2008 необходимо перезаключать договор с контрагентом. Варианты: пролонгировать договор или создать новый.

• Создать новый договор

Здесь все просто, создаем документ, отправляем по ТМ на согласование, здесь стадии ЖЦ меняются автоматически. Старый договор изменит свою стадию на Исполнен после выполнения сценария «Автоматический перевод документов на стадию Исполнен».

• Пролонгация

Создаем приложение к договору, отправляем по ТМ на согласование, вся процедура остается аналогичной, с одним дополнением, параллельно происходит изменение стадии ЖЦ договора на Пролонгация.

Дополнительные вычисления в типовом маршруте

Определение вида электронного документа во вложении. Если это приложение (соглашение) к определенному договору, то нам необходимо произвести его поиск, определить стадию ЖЦ, записать ее в параметр и определить количество экземпляров договора. Естественно если экземпляров более одного или он не найден (допустим, удален), то появиться соответствующее сообщение с предупреждением.

После блока непосредственного согласования приложения (соглашения) необходимо программно изменить стадию ЖЦ договора на Пролонгация (программно потому что это применимо только к электронному документу с видом договор). Сам документ естественно тоже меняет свою стадию ЖЦ посредством блока «Изменение стадии ЖЦ» на Согласование с контрагентом.

После подписания приложения (соглашения) с обеих сторон договор становиться действующим и в карточке изменяется дата действия договора на дату из согласованного документа. Само приложение (соглашение) тоже становиться действующим и естественно автоматически связывается с договором и вкладывается в окружение карточки справочника «Договоры». В противном случае стадия приложения (соглашения) изменяется на Прекращен, а стадия ЖЦ договора возвращается к первоначальной (той, что мы предусмотрительно записали в параметр при старте ТМ).

Сценарий – «Автоматический перевод документов на стадию Исполнен».

Сценарий ищет договорные документы в системе с датой действия меньшей текущей даты. Стартует ежедневно один раз в день. Сценарий изменяет стадию версий с Действующая на Устаревшая. Данное вычисление можно и не использовать. Плюс все ИД измененных документов фиксируется в лог-файле с помощью функции Файлзаписать.

Здесь важным является вопрос прав на документ, так как стадию ЖЦ можно изменять только лицам имеющим права на изменение или полные права.

Ниже предложен один из вариантов реализации сценария для версии 4.5.1. и выше.